วิธีดาวน์โหลดและติดตั้ง LINE PC บน Windows

สอนวิธี add Shared Mailbox ใน Outlook 365 Web และ Outlook New App (อัปเดตล่าสุด)

เคยเจอปัญหานี้ไหม? จะเข้าใช้งาน Shared Mailbox หรืออีเมลแผนกบน Outlook Web (OWA) หรือ Outlook for Windows เวอร์ชันใหม่ (New Outlook App) แต่หาเมนูเดิมไม่เจอ เพราะ Microsoft ได้ปรับเปลี่ยนหน้าตาอินเทอร์เฟซ (UI) ใหม่!

ในบทความนี้ ithubthai จะมาแนะนำ วิธีเพิ่ม Shared Mailbox ใน Outlook 365 ที่ใช้ได้ทั้งบนเว็บและบน New App แบบจับมือทำ ทำตามง่ายๆ เพียงไม่กี่คลิก ก็พร้อมใช้งานกล่องจดหมายกลางของทีมได้ทันที

Shared Mailbox คืออะไร? ทำไมองค์กรต้องใช้

Shared Mailbox (กล่องจดหมายร่วม) คือ บัญชีอีเมลกลางที่เปิดให้พนักงานหลายคนสามารถเข้าถึงและรับ-ส่งอีเมลร่วมกันได้ เช่น info@company.com, hr@company.com หรือ support@company.com โดยมีข้อดีหลักๆ คือ:

• ไม่ต้องจำรหัสผ่านแยก: พนักงานใช้สิทธิ์จากบัญชีส่วนตัวเข้าใช้งานได้เลย
• ทำงานเป็นทีมได้ง่ายขึ้น: ทุกคนในทีมเห็นประวัติการตอบกลับอีเมลตรงกัน
• ประหยัดค่าไลเซนส์: ไม่อยู่ในเงื่อนไขที่ต้องซื้อ Microsoft 365 License เพิ่มเติม (ภายใต้เงื่อนไขขนาดความจุของ Microsoft)

วิธี add Shared Mailbox ใน Outlook Web & New Outlook App

หมายเหตุสำคัญ: ไม่ว่าคุณจะใช้งานผ่านหน้าเว็บ Outlook on the web (OWA) หรือใช้งานผ่านแอปพลิเคชัน New Outlook for Windows (เวอร์ชันใหม่ที่มีปุ่มสวิตช์ Toggle ที่มุมขวาบน) Microsoft ได้รวมเมนูการตั้งค่าเป็นรูปแบบเดียวกันทั้งหมดแล้ว จึงสามารถทำตามขั้นตอนเดียวกันนี้ได้เลยครับ

1

เข้าหน้า Settings

คลิกที่ไอคอน ฟันเฟือง (Settings) บริเวณมุมขวาบน (หรือเมนู File > Settings

2

เลือกหัวข้อ Account

เลือกเมนู Account ในแถบเมนูด้านซ้าย

3

เข้าเมนู Shared with me

คลิกเลือกเมนูย่อย Shared with me

4

กดปุ่มเพิ่มบัญชี

คลิกที่ปุ่ม + Add ทางด้านขวา

5

ค้นหา Shared Mailbox

ในช่องค้นหา Search shared email ให้พิมพ์ชื่อหรือแอดเดรสของ Shared Mailbox (เช่น hr@company.com)

6

ยืนยันการเพิ่มบัญชี

คลิกเลือกรายชื่ออีเมลที่ปรากฏ แล้วกด Continue (หรือ Add) เพื่อยืนยัน

ข้อควรรู้: เมื่อทำครบทุกขั้นตอนแล้ว กล่องจดหมาย Shared Mailbox จะไปปรากฏที่แถบโฟลเดอร์ฝั่งซ้ายมือ (ใต้ Mailbox ส่วนตัวของคุณ) ทั้งใน Outlook Web และ New Outlook App ทันที

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

Q: ทำตามขั้นตอนแล้ว แต่ค้นหา Shared Mailbox ไม่เจอ เกิดจากอะไร?

A: โดยส่วนใหญ่เกิดจากบัญชีของคุณยังไม่ได้รับสิทธิ์ (Permission) เช่น Full Access หรือ Send As จากผู้ดูแลระบบ (IT Admin) แนะนำให้ติดต่อฝ่าย IT ในองค์กรเพื่อตรวจสอบสิทธิ์การเข้าถึงก่อนครับ

Q: สามารถส่งอีเมลในนาม Shared Mailbox ได้ไหม?

A: ทำได้ครับ เมื่อสร้างจดหมายใหม่ ให้เปิดแสดงช่อง From (ผู้ส่ง) แล้วเปลี่ยนชื่อผู้ส่งเป็นอีเมล Shared Mailbox นั้นๆ (ต้องมีสิทธิ์ Send As หรือ Send on Behalf)

สรุป

ไม่ว่าคุณจะใช้งาน Outlook Web หรือ Outlook New App การอัปเดตเมนูใหม่นี้ช่วยให้การตั้งค่า Shared Mailbox เป็นมาตรฐานเดียวกัน จัดการอีเมลส่วนตัวและอีเมลองค์กรได้สะดวกรวดเร็วในหน้าเดียว

หากต้องการติดตามเทคนิคการใช้งาน Microsoft 365 และไอทีโซลูชันดีๆ แบบนี้ อย่าลืมกดติดตาม ithubthai.com ไว้นะครับ!